El mes de Septiembre ya está aquí y toca volver a la rutina, y seguro que alguna vez te ha pasado que necesitas más horas de las que tiene un día porque no llegas a todo, pues bien esto es un problema, porque sin darnos cuenta, terminamos olvidando esos pequeños descansos, que de manera física y mental, tan necesarios son para no terminar agobiados y hasta arriba de trabajo.
Para que no ocurra esto, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que no solo necesitamos organizar nuestros tiempos de trabajo, sino también los ratos de descanso y ocio, ya que a veces esta última parte nos las saltamos por el simple hecho de no dejar por escrito que necesitamos parar y recargar fuerzas para luego poder continuar y no morir en el intento.
Yo era una de esas que al principio, cuando abrí este blog, iba a lo loco, subiendo contenido sin planificación ninguna, sin descansos, sin un orden que seguir, y se me olvidaba la parte de descansar, hasta que hubo un día que sobre todo mi mente pidió parar. Desde entonces he ido buscando maneras de organizarme que fuesen efectivas para mi y para lo que necesitaba, y lo cierto es que no ha sido hasta hace unos meses que me topé con algo que de verdad me estaba funcionando.
Creo que esto es lo más, más, MÁS importante de todos los tips que podáis llegar a leer, ya que es la base de una buena organización de tu tiempo, así que lo primero que tenéis que tener es una agenda o planificador, da igual si es en papel o digital, siempre y cuando os sirva para tener todo bien apuntado.
Yo personalmente utilizo Google Calendar y creo que es una muy buena opción para quienes queráis algo sencillo y eficaz, porque ahí podéis poner todas vuestras tareas, activar recordatorios, añadir a gente, hacer apuntes y un montón de cosas más. Incluso puedes hacer una etiqueta (que les llaman calendario) para cada categoría y ponerles colores distintos para que una vez que abras la app puedas ver en un golpe de vista qué tienes que hacer cada día y distinguir entre las distintas tareas. Otra de los beneficios de esta herramienta es que lo puedes tener tanto en tu móvil, como en un pc, de tal manera que puedes llevar tu agenda en cualquier dispositivo, y a cualquier lugar.
Os podría hacer un post solo hablando de Google Calendar y de cómo lo utilizo yo, así que si os interesa, dejármelo en los comentarios para que yo lo pueda ver.
Si eres creador de contenido como es mi caso, ir apuntando todas las ideas que se te van ocurriendo para ir publicando, es lo mejor que puedes hacer. Coge papel y boli o cualquier dispositivo, y comienza a apuntar todas aquellas cosas que se te vayan ocurriendo, en vez de tirar de memoria, que a veces, se nos pueden olvidar. Libera tu espacio mental, no hace falta que lo organices, solo que lo apuntes para que no se te olvide.
Una forma de hacerlo es con Google Task, ya que puedes crear varias "carpetas" para las diferentes secciones o categorías, y ahí, ir apuntando, como si fuese una lista, todas las ideas que se te van ocurriendo, y cuando ya las hayas realizado, las puedes ir tachando para que no te hagas un lío. Además, lo bueno de Google Task es que está vinculado con Google Calendar, por lo que todas aquellas ideas que vayas apuntando, luego lo puedes ir organizando en tu calendario/agenda.
Es una alternativa al ya famoso Trello, que sirve un poco para lo mismo. Además también tenéis Google Keep, que también se sincroniza con Google Calendar y Google Task y ahí podéis coger apuntes o anotar lo que queráis. También se pueden hacer listas, pero yo no lo recomiendo para temas de organización como tal, sino para otro tipo de cosas.
Otra cosa súper importante es planificar la semana y quizás lo veáis como una tontería, pero os aseguro que facilita muchísimo el trabajo. Yo cada Domingo cojo Google Calendar y comienzo a apuntar todo lo que tengo que hacer esa semana en una lista, para luego ir poniéndolo en el día correspondiente. Esto, al ser online, es SÚPER útil, ya que no tienes que estar borrando y haciendo tachones, sino que vas moviendo de un lado a otro las tareas que tienes que hacer cada día, de tal manera que si en algún momento hay cambios de última hora y tienes que poner algo como urgente, siempre puedes reorganizar otra vez la semana de manera muy sencilla y rápida.
Además también podéis ir añadiendo metas personales y cosas al mes que ya sabes que tienes que hacer en una fecha en concreto. Por ejemplo: peluquería el 12 de septiembre a las 12h, pues lo apuntas y ya sabes que ese día, a esa hora, no puedes hacer otra cosa porque ya lo tienes ocupado.
La clave de una buena organización, a parte de los dos primeros tips que he mencionado, es saber diferenciar entre algo que es importante, con algo que es urgente, porque no es lo mismo y nos puede evitar esa sensación de tener que hacerlo todo ya. Es importante priorizar y saber que algunas cosas puedes dejarlas para más adelante, y no pasa nada.
Otra cosa que quizás te sirva de ayuda, es poner horarios a esos días que tienes un montón de cosas que hacer, y así, no solo lo vas a tener todo bien organizado, sino que además no vas a sentir ese agobio de que no llegas a todo.
Te recomiendo que la noche de antes cojas un papel y hagas una lista de lo que tienes que hacer al día siguiente, ordenándolo según lo urgente e importante que sean esas cosas que debes llevar a cabo. Una vez lo tengas, marca unas horas, por ejemplo: mañana yo tengo que hacer photoshop para hacer varios diseños para los próximos días, así que ya sé que al menos voy a tardar entre 2 y 4 horas, así que lo apunto de 10h a 14h y ya sé que entre esas horas, no puedo hacer otra cosa porque voy a estar diseñando. Así te vas poniendo las metas del día y te será más fácil alcanzarlas.
¡Qué fácil es distraernos! sobre todo si nuestro móvil no para de sonar, si tenemos niños a nuestro alrededor o hay mucho ruido, es por esto (y dependiendo de la persona) que a veces no tenemos esa fuerza de voluntad necesaria para no perder el hilo de los objetivos que queremos alcanzar en un solo día y sin embargo hay sitios y aplicaciones que hacen que esto sea muchísimo más fácil, bloqueando páginas durante unos minutos u horas para que tú no puedas acceder a ellas dentro del tiempo que has establecido..
Por ejemplo, con la extensión de Google Chrome, Momentum, puedes eliminar las distracciones y superar la procrastinación con un recordatorio de tu enfoque del día en cada pestaña nueva, así como realizar un seguimiento de tus tares pendientes, a la par de sentir calma e inspiración con las imágenes que se muestran en la pestaña.
Hay un montón de opciones de este tipo, incluso para el móvil, con el objetivo de que puedas enfocarte en tu trabajo de una manera eficaz dentro del horario que tú mismo hayas elegido, y esto está genial no solo para aquellas personas que trabajan con un ordenador a todas horas, sino también para quienes estén estudiando.
Al hilo de lo que os comentaba antes, también es muy fácil perder el tiempo de la manera más tonta en cada rato que tenemos libre o simplemente lo hacemos sin darnos cuenta, y una de las cosas que más nos hace perder tiempo a lo tonto, son las redes sociales y el whatsapp, ya que una vez que abrimos cualquiera de esas aplicaciones, no solo entras para dos minutos, sino que te puedes pegar media hora y ni siquiera te has percatado de ello. Por eso es importante tener claro qué cosas hacen que pierdas tiempo y si son aplicaciones, bloquearlas de manera temporal como he comentado en el punto anterior, para que no puedas acceder a ellas.
Si algunas de esas cosas con las que pierdes tiempo, no es algo material como estar con el móvil, lo que puedes hacer es apuntártelo en un papel y pegarlo en algún sitio donde lo puedas ver, para que cada vez que te de tentación de hacerlo, ese papelito diminuto te recuerde que no debes hacerlo mientras estés trabajando. Vamos, como un Pepito Grillo que te diga lo que está bien y mal para que no pierdas el enfoque.
A veces nos encontramos con la posibilidad de que nos hayan surgido cosas importantes que no se nos pueden pasar por alto, como una reunión, un evento, una cita con el médico.... por ello os recomiendo que en cuanto sepáis fecha y hora de esos eventos importantes los apuntéis en vuestra agenda de tal manera que destaque, bien sea con mayúsculas, con algún color distinto que llame la atención, con un trocito de washitape si lo hacéis en papel.... lo que sea, pero que destaque y que la primera visión sea esa.
Además, apuntarlo desde un primer momento, ayuda para luego poder organizar el resto de días o semanas anteriores, según esos eventos importantes que vayas a tener. Por ejemplo, si tienes un viaje de 3 días, ya sabes que ahí no vas a poder trabajar porque estarás haciendo otras cosas, así que tendrás que adelantar todo ese trabajo para dejarlo preparado para cuando no estés.
Si eres de las que apunta absolutamente TODO, lo que tienes que tener en cuenta es que cada cosa, tiene su espacio, es decir, no puedes apuntar en un mismo sitio tus metas, tus cosas de trabajo y tus finanzas, porque entonces eso se va a convertir en un batiburrillo donde no vas a encontrar nada. Asigna a cada cosa su espacio, no hace falta que tengas 25 millones de agendas, bullet journal o aplicaciones, basta con tan solo una, pero separando los espacios.
En el caso de Google Calendar, es tan sencillo como poner un color distinto a cada cosa, de tal manera que estarás usando el mismo sistema, pero ya con los colores sabes diferenciar de qué trata cada cosa que has ido apuntando. En una agenda se podría hacer lo mismo, usar colores o algo distinto como pegatinas, washitapes, puntitos de colores o cualquier cosa que os venga bien para diferenciar, pero siempre que esté en un mismo sitio.
El último tip que os quiero mencionar es el de trabajar por lotes, es decir organizar tareas parecidas en un mismo rango de tiempo, por ejemplo, si trabajas fuera de casa, dedicarlo dos, tres o cuatro horas un Domingo a preparar la comida de toda la semana y prepararla en tuppers para que cada día solo tengas que preparar el desayuno y guardar esos envases en el bolso que vayas a llevar. Otro ejemplo más enfocado a lo relacionado con lo que hago yo, es por ejemplo pegarte un día entero diseñando todo lo que tienes que publicar en la semana (cabeceras, cosas para Instagram...) de tal manera que en un solo día hago todo y luego ya solo tengo que publicarlo el día que toque. Esto lo hago mucho sobre todo con las cabeceras de las publicaciones de los post y mi día para ello son los Domingos.
¡Y esto es todo! Si has llegado hasta aquí, primero de todo quiero darte las gracias porque soy consciente de que ha sido un post muy largo, y lo segundo, espero de corazón que os haya servido de ayuda. Si es así, hacerme saber si os ha ayudado o si no, y si queréis más publicaciones de este tipo.
| La imagen utilizada en la cabecera ha sido extraída de Carrie & Co |
0 comments